В прошлой публикации мы начали говорить о PR-мероприятиях для городских отелей. Рассмотрели ситуации, когда мы продвигаем отель в своём же городе. Сегодня мы отправимся чуть дальше — в пригород или небольшой город неподалеку. И ответим на основные вопросы, которые стоит прояснить, прежде чем готовить пресс-тур.
Какие услуги мы продвигаем? Какой имидж поддерживаем или создаём?
Гостиница, отель – это не только место для проживания путешественников или ночлега транзитных пассажиров. Каждый отель имеет свое «лицо», свою неповторимость, свою изюминку. Часто эту изюминку составляют именно услуги. Гостиницы, которые имеют частные интерактивные зоопарки, привлекают семьи с маленькими детьми. Роскошные представительские отели с изысканными дворцовыми интерьерами могут быть очень востребованы для проведения свадеб и других торжеств. SPA-отели привлекательны своими программами для здоровья и отдыха.
В зависимости от того, какую услугу мы хотим осветить ярче всего, мы и делаем определённые акценты в пресс-мероприятии.
Если отель специализируется как место разнообразного отдыха для всей семьи, с контактным зоопарком и экологически чистым огородом и садом, то абсолютно необходимо дать гостям пообщаться с четвероногими подопечными вашей гостиницы. Позволить покормить животных, погладить, сфотографироваться с ними. А ещё, если это возможно, угостите участников мероприятия продуктами, выращенными на огороде, принадлежащем гостинице, дайте выпить парного молока с вашей мини-фермы. Таким образом будет создаваться и укрепляться имидж отеля, приверженного ценностям семьи и любви к природе. Пусть у каждого гостя возникнет желание приехать сюда со своими детьми и отдохнуть в этом чистом месте.
Если мы говорим о дворцовых интерьерах и парках вокруг гостиничного комплекса – дайте представителям СМИ прогуляться, сфотографироваться и прочувствовать окружающую их роскошь. Пусть ваш отель ассоциируется у всех с прекрасным дворцом!
Кроме того, ЧТО мы освещаем, мы должны чётко понимать, КТО наша целевая аудитория и какие у нас целевые СМИ. В большинстве случаев бесполезно приглашать издания об экономике или политике на пресс-прогулку в питомнике растений, применяющем новые технологии полива. Если, конечно, вы не готовы вплетать в прогулку серьезные экономические показатели и политическую составляющую, которые могут заинтересовать подобную прессу.
В выборе каналов СМИ также стоит учесть не только их направленность, но и их специфику. Если издание часто публикует негативные материалы, авторы во всем ищут подвохи и недостатки, возможно, стоит воздержаться от приглашения его представителей на мероприятие.
Перед формированием списка СМИ есть ещё один вопрос – чем мы располагаем?
Вы продвигаете конные прогулки? Подумайте, сколько человек вы разместите на вашей площадке? Скольким сможете дать возможности прокатиться? Возможно, у вас есть возможность прокатить только самых горячо желающих, а остальных сфотографировать с красавцем-конем, и в конце мероприятия раздать фотографии гостям. Продумайте это до мелочей.
Или это пресс-тур для SPA-отеля. Допустим, ваш комплекс позволяет одновременно порадовать масками или оздоровительными коктейлями только 10 человек, тогда необходимо чётко знать об этом ограничении. И если аккредитуются 20-30 изданий, постройте прогулку так, чтобы разбить всех приехавших гостей на 2-3 группы, которые будут по очереди получать удовольствие от ваших SPA-программ. Лучше отнести этот процесс на самый конец мероприятия, или на вечер, если предполагается ночёвка. Чтобы участники могли расслабиться и получить самые приятные ощущения от процедур.
А если ваш отель далеко от города, поймите, есть ли у вас возможность разместить гостей пресс-тура на ночёвку и накормить их нужное количество раз. Если вы продвигаете комфортабельные номера отеля и имеете возможность оставить участников на ночь, это стоит сделать. Так представители СМИ смогут получить еще больше информации и позитивных эмоций.
Сколько человек собрать?
В общем случае – чем больше, тем лучше. Но помните о том, что мы должны продумать, нет ли у нас ограничений по ресурсам. В зависимости от:
- программы тура;
- от того, что мы хотим показать;
- хотим ли что-то из услуг дать попробовать;
- будет ли накрываться банкет, на какую сумму и в каком помещении;
- будут ли гости оставаться на ночь;
- нет ли у нас временных рамок, в которые мы должны уложиться;
мы должны понимать, ограничены ли мы в том, сколько звать гостей.
Как доставить гостей до места?
Мы с вами сейчас рассматриваем случай, когда продвигаются загородные отели, и приглашаются журналисты из города. Несомненно, здесь необходим транспорт. Если не предоставить работникам СМИ автобус до места пресс-тура, то собрать журналистов будет гораздо сложнее. В крупных редакциях есть собственный парк автомобилей. Но! Когда журналисты добираются сами, есть вероятность, что они заблудятся по дороге, что их редакционная машина понадобится для поездки совсем в другое место для срочного репортажа, информация о котором поступила в редакцию в последний момент, автомобиль сломается, или случится что-то ещё.
Проблемы с транспортом существуют в абсолютном большинстве редакций. Поэтому отдельной строкой расходов, а также ваших сил, будет организация трансфера.
Выбирая автобус, обратите внимание на его внешний вид и качество кресел в салоне. В жаркий день необходим кондиционер! А зимой важно, чтобы было тепло.
Если на улице жара – позаботьтесь и о бутылированной воде, которая должна быть в достаточном количестве в салоне автобуса. Также при ярком солнце важно, чтобы на окнах были шторки. Дорога может быть не близкой, и эти, казалось бы, мелочи могут повлиять на впечатление от всего тура. Ведь с ними гости соприкоснутся и в самом начале, и в самом конце путешествия.
В автобусе с представителями СМИ обязательно должен присутствовать куратор пресс-прогулки или кто-то из её организаторов. Поездка на место мероприятия – это бесценное время пообщаться с журналистами и раздать им материалы, с которыми они могут ознакомиться до мероприятия. Обязательно нужен пресс-релиз, часто – историческая справка, программа прогулки и схема местности. Также, если есть возможность, позаботьтесь о ручках и блокнотах для журналистов. Несмотря на наличие большого количества техники, многие из них всё равно записывают свои заметки на бумаге.
Гости прогулки могут уже по пути в отель задать какие-либо вопросы. Будьте готовы ответить на них сразу, либо переадресовать их к тем специалистам, которые компетентны ответить на них по приезду на место прогулки. Важно, чтобы все получили ответы на свои вопросы.
Как построить маршрут?Прежде всего, маршрут должен отразить и проиллюстрировать то, что вы хотите донести до слушателей. Важно рассказать об уникальном парке? – не заставляйте смотреть на него из окна, идите с гостями в парк. Теннисные корты, крытые катки, контактные зоопарки и прочее, что составляет вашу гордость и индивидуальность, лучше показать так, чтобы журналисты смогли и полюбоваться, и снять на камеру в самом лучшем ракурсе.
Логистика передвижения гостей мероприятия очень важна. Как уже было рассказано в предыдущей публикации, организаторам важно самим несколько раз пройти по маршруту и понять, насколько он логичен, удобен и понятен.
Важно, чтобы всегда по всему пути представителей СМИ сопровождал кто-то из орггруппы или персонала отеля. Это нужно по нескольким причинам:
- Чтобы гости не потерялись. Если подобное случится, то настроение и ощущение от вашего отеля будет несколько подпорчено;
- Чтобы они получили всю информацию и эмоции, которые для них были приготовлены;
- Чтобы не стали выискивать то, что вы не собирались показывать;
- Чтобы они могли всегда задать те вопросы, которые могут возникнуть (от вопросов по теме пресс-тура, до того, где у вас лучше ловится сигнал сотовой связи или где находится туалет).
Предупредительность и забота высоко ценится и в жизни, и в рабочих взаимоотношениях.
В то же время, всё не может быть безупречно, и совсем не страшно, если какие-то моменты будут не самыми красивыми. Если вам задали вопрос «почему это не доработано?», «что здесь случилось?», и тому подобное, не надо теряться и пытаться это скрыть или уйти от ответа. Будьте готовы рассказать, что и почему произошло, и как вы это исправляете. Подобная реакция будет выглядеть живо и естественно. Своя «ахиллесова пята» есть у всех. В некоторых случаях стоит даже специально показать что-то недоработанное, и рассказать, о том, какие действия производятся в связи с этим.
В завершении пресс-тура уточните у гостей, всё ли понравилось, есть ли ещё вопросы, на которые хотелось бы получить ответы. Нужно ли ещё что-то доснять? Возможно, им хотелось взять отдельное интервью с каким-либо из спикеров. Постарайтесь устроить это в рамках текущего мероприятия. Так пресс-тур оставит лучшие впечатления у гостей, а, значит, будут позитивные и яркие сюжеты и публикации.
О том, как организовать пресс-тур и пригласить прессу из других городов и стран, можно будет прочесть в следующих статьях.
PR-директор креативного агентства «Сфера влияния»
для ADVmarket.ru