Тема внутреннего туризма по многим причинам становится всё более актуальной. Соответственно, более актуальными становятся и рекомендации по продвижению гостиниц или отелей. В очередной статье, посвящённой этой теме, мы расскажем о том, как организовать пресс-тур, если продвигаемые гостиница или отель расположены в другом городе.
В прошлых публикациях мы рассказывали о том, как собрать журналистов на пресс-мероприятие в гостиницу или отель. При этом представителей прессы мы приглашали из того же города или в ближайший пригород. Но как быть, если нам необходимо распространить информацию в другие города и даже страны?
Прежде всего, для дальних путешествий потребуются большие затраты на транспорт, а также на содержание гостей в отеле. Поэтому, прежде чем приступить к приглашению представителей СМИ, важно обозначить для себя собственные ресурсы и статьи затрат.
Планируем траты на мероприятие, определяемся с ресурсами
Расходы на транспорт. Если мы говорим о другом городе или другой стране, то нужно определиться, каким видом транспорта вы можете привезти к себе журналистов. Если они из одного региона, и до другого города можно добраться на комфортабельном автобусе – значит, ваша задача его обеспечить. Если добираться до вас лучше на поезде или самолете – задача усложняется, и в большинстве случаев удорожается. Здесь всё просчитывается индивидуально.
Размещение и питание гостей – следующий важный момент. Нужно понимать, какое количество номеров вы готовы предложить в безвозмездное пользование представителям СМИ, какому количеству людей вы готовы обеспечить бесплатное питание в вашем ресторане.
Также необходимо понимание того, что для проведения подобного мероприятия понадобится и достаточное количество ваших или привлечённых специалистов, чтобы обеспечить встречу и обслуживание гостей на высоком уровне.
Сколько гостей приглашать?
Это очень сильно зависит от ваших ресурсов. Вы не можете рассчитывать на посещение 30 человек, если готовы оплатить перелёт всего 10 гостям. Но, в то же время, если вы рассчитали, что можете пригласить 20 журналистов, но приглашаете 10 в расчёте сэкономить, можете «промахнуться». Затраты всё равно будут немалыми, а вот основная задача – распространить информацию среди своей целевой аудитории – может быть решена не так, как хотелось бы. То есть нужно максимально хорошо продумать соотношение «затраты / результат».
На какое время лучше приглашать?
Если речь идёт об одном отеле – то, скорее всего, самый удобный временной формат для пресс-путешествия будет «тур выходного дня».
Вы обеспечиваете транспорт, даёте людям возможность разместиться с дороги и немного отдохнуть, после чего начинаете вашу программу. Ночёвка в данном случае будет предполагаться всего одна. Вы успеете рассказать об отеле, показать территорию, продемонстрировать возможности, а также организовать экскурсию по городу. Затем гости, приятно и с пользой проведя выходные, отправятся в обратный путь.
Как организовать время на мероприятии?
Учитывая то, что времени у вас будет около суток, надо многое учесть. Гостей надо не только расположить в отеле и рассказать им всё, что необходимо, но и организовать им вкусное своевременное питание. Человек, который голоден и устал, вряд ли сможет позитивно воспринять ту информацию, которую вы ему предоставите.
Приведу примерное расписание пресс-тура выходного дня:
Суббота
11.00 – общий сбор. Приветственное слово организаторов.
12.00 – бриф с директором или владельцем отеля.
14.00-15.00 – обед в ресторане гостиницы
15.30 – встреча в холле или конференц-зале для дальнейшей пресс-прогулки по отелю или пресс-конференции.
17.00 – обзорная экскурсия по городу.
18.30 – ужин в ресторане гостиницы или в каком-либо другом месте.
19.30 – свободное время (возможно, с использованием тех услуг, которые имеются в отеле – дискотека, спорт-зал, SPA-комплекс, теннисные корты и т.д.)
Воскресенье
9.00 – 11.00 – Завтрак
11.30 – Заключительное слово организаторов.
12.00 – отъезд гостей.
Это лишь приблизительный график, но его вполне можно использовать напрямую или чуть видоизменив под ваши реалии.
Что важно показать?
Прежде всего покажите ваш отель или гостиницу. Проведите экскурсию, как было упомянуто в прошлых статьях, дайте журналистам «прочувствовать на себе» те моменты, которыми вы гордитесь, – будь то SPA-комплекс, катание на лошадях, или уникальное молекулярное меню вашего шеф-повара.
Помните: журналисты приехали в другой город. Даже если у вас великолепный отель, где можно очень долго показывать его достоинства, и это не наскучит, выделите пару часов на экскурсию по городу. Это очень важно и для восприятия вашего отеля. Позаботьтесь об экскурсоводе, который сумеет увлечь рассказами о городе и очаровать слушателей. Эта часть вашего мероприятия может стать чудесным дополнением к общей программе.
Если в вашем городе есть достопримечательности, которые стоит показать сверх стандартной экскурсионной программы, и у вас остаются на это временные, финансовые и рабочие ресурсы – посетите их отдельно.
Как себя проявить?
Максимально проявляйте себя, как радушные хозяева, – пусть гости поймут, что здесь о них позаботятся. Если они летели на самолёте, и у них потерялся багаж, предоставьте им необходимые вещи и свяжитесь со службой аэропорта, чтобы помочь вернуть собственность участников вашего мероприятия. Имейте под рукой аптечку. Позаботьтесь о самых необходимых медикаментах, которые могут понадобиться. Конечно, это нечастые случаи, но лучше, чтобы всё необходимое у вас было. У гостей всегда должна быть связь с сопровождающим с вашей стороны, чтобы они могли решить с ним любые организационные или даже личные вопросы.
Чем более бережно и дружелюбно вы отнесётесь к журналистам, тем лучше впечатление у них о вас сложится, и тем более приятные отзывы в СМИ вы получите.
Удачных пресс-путешествий!
PR-директор креативного агентства «Сфера влияния»
для ADVmarket.ru