В предыдущих статьях мы говорили о том, как спасти ситуацию, если спикеры на пресс-конференции оказались «неговорящими». Для того, чтобы сегодня у читателя выстроилась полная картина по «спасению» мероприятия, напомню советы предыдущих двух публикаций.
Первый проверенный и надежный способ выйти достойно из такой ситуации – профессиональный ведущий. Если он из круга журналистов, харизматичен, погружен в тему и при этом может взаимодействовать и направлять (аккуратно, деликатно, но настойчиво) людей разных рангов и особенно руководителей высокого уровня, считайте, что пресс-конференция проведена удачно.
Второй совет по спасению ситуации – разработка визуальной наполняющей мероприятия. Презентация, видеоряд, грамотно подготовленные и информационно насыщенные, помогут «неговорящим» выступающим заговорить так, что ни у кого и не возникнет сомнения: человек – знаток своего дела и хорошо владеет данной информацией.
Всё, что я перечислила, работает, конечно же, при основном и главном условии – информационный повод сам по себе интересен и о нём стоит говорить.
Сегодня мы рассмотрим ещё одну возможность выйти достойно из сложившейся ситуации. Итак, если спикеры заведомо «неговорящие» и заменить их некем, если ведущий не так хорош, чтобы положиться на него полностью, если на видеоряд нет денег, материала, сил, знаний и много чего другого, а презентация не так сильна, чтобы быть основой для пресс-конференции, есть ещё один способ «спасения» – готовьте зал.
Что подразумевает этот призыв? Зная ситуацию изнутри и понимая, что вы хотите донести, можно организовать группу поддержки из сотрудников своей компании. Два-три человека посадить в конференц-зале, подготовить их и проговорить, что от них может понадобиться. Например, один из спикеров в президиуме начинает что-то объяснять. Вдруг он понимает, что робеет или немеет, или просто не до конца знает вопрос, который ему задали из зала. Тогда он может смело сказать: «А вот у нас в зале присутствует специалист такой-то, он сможет более полно ответить на Ваш вопрос». И вот тут подключается помощь.
Корпоративная солидарность может проявиться и в записках от зала. Можно написать их заранее, можно писать «на коленке» в зале, создавая видимость прихода мысли, – но обязательно о том, что спикер может объяснить или рассказать с полным знанием вопроса. Это – некие маячки, подсказки о том, что ещё не сказали, а нужно.
И, наконец, подготовка журналистов, которые придут на пресс-конференцию. Можно на входе знакомиться, разговаривать о компании, предлагать поинтересоваться на пресс-конференции такой-то темой и задать такой вопрос. Конечно, делать это нужно очень деликатно и осторожно, говоря с журналистами на одном языке. Если вы в профессии, были в ней или заканчивали факультет журналистики, можно в приятной беседе упомянуть об этом, дать понять что вы на одной волне с теми, кто пришёл на ваш зов. Если у журналистов уже есть какие-то просьбы до начала, их нужно постараться выполнить: организовать интервью, съёмку рабочих действий компании (если речь идёт о заводе или гостинице) и прочее. Не можете выполнить до мероприятия – пообещайте, что сделаете это после и наведите их на мысль, какие вопросы стоит задать президиуму.
В случае, когда вы имеете опыт работы с журналистами и у вас уже есть наработанные контакты, можно по-дружески (если это именно такие отношения!) попросить задать те или иные вопросы – может быть, даже провокационные, но те, ответы на которые у вас готовы. Последний совет исключительно для тех, кто имеет среди журналистов друзей-приятелей. В противном случае совет журналистам, что спрашивать на пресс-конференции, может быть для вас чревато последствиями. У любого из профессионалов (или тех, кто считает себя таковыми) совет от незнакомого человека, как надо работать (именно так это будет расцениваться), вызовет протест.
Все методы по спасению, которые мы описали для вас, не противоречат друг другу, а наоборот, делают ваше мероприятие сильнее, профессиональнее и интереснее, если вы всё это используете в совокупности.
По своему опыту работы могу сказать, что работа по пресс-конференции начинается задолго до дня её проведения, и затем длится ещё как минимум месяц после мероприятия. Это кропотливая работа, требующая концентрации, внимания и профессиональной подготовки.
Если вы созываете представителей СМИ для галочки – написали релиз, сделали рассылку, провели, отчитались, – это одно. Наверное, такие истории тоже имеют место быть (всё зависит от цели). Но если вам нужно, чтобы вас все заметили, говорили и писали о вас, с удовольствием приходили потом на другие ваши пресс-мероприятия, готовиться нужно начинать заранее. Тщательно продумать информационный повод, найти нужны слова для вашей новости в пресс-релиз, понимать дату, время, уместное для данной темы, разработать варианты общения со СМИ до и после пресс-конференции, проанализировать наполнения раздаточного материала, форму его подачи и многое-многое другое. И, если после вашей тщательной выверенной подготовки спикеры, выдвинутые руководством компании в президиум, оказались «неговорящими», воспользуйтесь нашими советами. Они вам в такой ситуации обязательно помогут.
Директор креативного агентства «Сфера влияния»
для ADVmarket.ru