Елена Савинская, старший бренд-менеджер Ауди Центра Варшавка, ответила на вопросы редакции ADVmarket.ru: «Каким образом Вы отказываете участникам тендера? Как Вы считаете, существует ли определённая культура отказов?»
«Вообще, конечно, гораздо приятнее сообщить фавориту, о том, что он прошёл конкурс, чем отказать тем, кто старался, но не набрал необходимое количество аргументов в свою пользу. Но всех в партнеры не позовёшь, поэтому отказывать нужно уметь – этот навык в нашей работе требуется каждый день.
Каким образом будет построен сам отказ, зависит от его истинных причин. Если дело в стоимости, этот аргумент может стать мотивом к торгу. Очень часто можно оптимизировать существенные суммы на подобных соревнованиях между участниками тендера. В подобных ситуациях можно, не скрывая, говорить: «Подобные услуги компания конкурент предлагает нам за х рублей, а у вас сумма 2х, поэтому с удовольствием бы поработали с вами, но из экономических соображений, увы, не можем». Тут или в цене опустятся, или выбор уже сделан за вас запрошенным чеком.
Если отказ связан с сомнениями в профессионализме контрагента или с пониманием, что подобный масштаб ему не по плечу, то ссылаться можно на отсутствие опыта и рекомендаций. Главное – пообещать, что при следующем подобном тендере время сыграет на пользу потенциальному партнёру, наверняка за это время он наберёт недостающий опыт.
Если отказ связан с обстоятельствами независящими от вас (например, решение руководства в пользу другого без объяснения причин), то сослаться можно на любую слабую сторону проекта участника тендера, а слабые места есть везде.
В любом отказе важно соблюдать психологический климат и обращать внимание на технологию тендера. Если потенциальный подрядчик потратил действительно много времени на просчёт и описание предложения, то отказывать правильнее по телефону. Если ситуация такова, что участников было много и каждый потратил не слишком много времени, то отказать можно и электронным письмом. Насколько я понимаю, не все инициаторы тендера, к сожалению, вообще это делают, считая время, потраченное на структурированный отказ, неоптимально потраченным временем. Хотя культура отказа характерно показывает профессионализм организации – заказчика и в какой-то степени является её визитной карточкой в профессиональном мире. А этот мир такой тесный и узкий, что молва о тебе, как о непрофессионале и грубияне может разлететься куда быстрее, чем слава, как о высококлассном специалисте и гуру своего дела, которую ты собирал своим трудом по крохам в течение всего карьерного пути».
Анна Евстигнеева, ADVmarket.ru